Saat menjalin kerja sama dalam urusan bisnis dengan suatu perusahaan Jepang, terdapat banyak hal yang perlu diketahui. Salah satunya adalah etika mengirim email yang berkaitan dengan pekerjaan. Mengetahuinya saja tidak cukup, Anda juga harus menyesuaikan diri terhadap etika dan sistem penulisan email dalam dunia kerja di Jepang. Dengan mengikuti etika yang ada, itu menunjukkan bahwa Anda adalah orang yang menghormati kebudayaan Jepang dan memiliki kemampuan beradaptasi untuk kepentingan pekerjaan.

Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika akan mengirim email bisnis ke orang Jepang atau perusahaan Jepang.

Nama

Untuk menyebutkan nama orang Jepang, diperlukan honorifik seperti –san atau –sama. Honorifik ini sama seperti "Pak" atau "Bu" dalam bahasa Indonesia, tetapi honorofik -san atau -sama harus diletakkan di akhir nama orang Jepang. Honorifik -san digunakan ketika Anda akan mengirim email ke orang Jepang yang sudah Anda kenal dengan baik dan ke orang yang jabatannya setara atau di bawah Anda. Misalnya, Tanaka-san. Apabila orang Jepang yang akan menerima email Anda adalah orang yang jabatannya lebih tinggi dari Anda, maka gunakanlah honorifik -sama. Misalnya, Tanaka-sama.

Perlu diingat juga bahwa urutan penulisan nama orang Jepang dapat berubah. Di Jepang, penulisan nama dimulai dari nama marga terlebih dahulu kemudian diikuti dengan nama diri. Tetapi, jika di luar Jepang, urutan penulisan nama orang Jepang berubah menjadi nama diri kemudian diikuti nama marga. Contoh, Tanaka Kou menjadi Kou Tanaka. Selain itu, kanji untuk penulisan nama orang Jepang juga harus benar-benar diperhatikan. Kesalahan penulisan nama mungkin terlihat sepele, tetapi hal ini harus dihindari agar tidak membuat pemilik nama tersebut merasa terganggu. Maka dari itu, sebaiknya Anda mencari tahu terlebih dahulu manakah yang merupakan nama marga atau nama diri dan huruf kanji yang digunakan untuk penulisan nama orang Jepang tersebut.

Ragam Bahasa Sopan

Di Jepang, email bisnis pada umumnya ditulis menggunakan ragam bahasa Jepang yang sopan, yaitu keigo. Meskipun Anda merasa akrab dengan orang yang akan menerima email, usahakan tetap gunakan ragam bahasa Jepang yang sopan sampai penerima memberi tahu Anda bahwa tidak perlu menggunakan keigo lagi.

Keigo dianggap sebagai standar kesopanan dalam surat yang berkaitan dengan pekerjaan. Meskipun tingkat formalitas email di bawah surat bisnis yang pada umumnya dicetak, sapaan yang sopan sebelum memulai pembahasan pekerjaan adalah hal biasa dan sering diharapkan. Anda juga dapat menyinggung sedikit tentang cuaca di hari Anda mengirim email.

Pesan Berutas

Dalam dunia kerja di Jepang, mengirim balasan pesan di bawah pesan sebelumnya secara terus-menerus hingga tercipta sebuah utas merupakan hal yang dianggap tidak sopan. Email seperti "re: re: re: re: subject" harus dihindari. Sebaiknya, Anda membuat pesan baru dengan menambahkan satu atau dua kalimat yang merujuk pada email sebelumnya. Dengan ini, email Anda akan terlihat lebih rapi dan profesional.

Bahasa Jepang Vs. Bahasa Inggris

Meskipun bahasa Inggris merupakan mata pelajaran utama yang diajarkan selama bertahun-tahun di sekolah, tidak semua orang Jepang mempelajari bahasa Inggris hingga ke level bisnis. Mereka juga tidak terbiasa berbahasa Inggris dalam kehidupan sehari-hari kecuali dalam forum internasional. Maka dari itu, sebaiknya tulis email dalam bahasa Jepang untuk mempermudah komunikasi antar kedua belah pihak.

Jika Anda merasa tidak percaya diri menulis email dalam bahasa Jepang, Anda dapat menulisnya dalam bahasa Inggris dan sertakan pemberitahuan bahwa komunikasi selanjutnya akan menggunakan bahasa Inggris. Namun, apabila penerima (perusahaan Jepang) meminta untuk menggunakan bahasa Jepang, maka tidak ada pilihan lain selain berbahasa Jepang atau menggunakan jasa seorang penerjemah.

Kesenjangan Usia

Meskipun generasi muda pada umumnya lebih memahami penggunaan komputer, masih terdapat banyak perusahaan Jepang yang dipimpin oleh orang tua yang mungkin tidak terbiasa atau bahkan tidak nyaman berkomunikasi melalui email. Jika Anda tahu bahwa penerima email adalah orang yang tidak terlalu nyaman dengan email, cobalah kirim pesan email yang singkat dan tawarkan berkomunikasi lebih lanjut melalui telepon.

Seperti itulah etika-etika yang harus diperhatikan saat akan mengirim email bisnis ke orang Jepang atau perusahaan Jepang. Dengan memahami dan mengikuti etika yang ada, komunikasi akan berjalan lancar dan pekerjaan atau bisnis Anda akan berjalan dengan lancar juga.