Penyebaran COVID-19 di Jepang telah mendorong perubahan drastis pada gaya hidup, pemerintahan, dan prosedur bisnis. Ini juga telah mengekspos masalah yang telah lama diabaikan dalam masyarakat Jepang, seperti konsentrasi bisnis yang berlebihan di Tokyo, ketidakjelasan pengambilan keputusan politik, kelambanan dalam transisi ke sistem tanpa dokumen, dan kurangnya pemanfaatan IT dalam pendidikan.

Kami bertanya kepada berbagai ahli tentang keterikatan Jepang pada dokumen dan hanko, yang telah menghambat upaya pemerintah untuk mengurangi pergerakan publik hingga 80% di Jepang. Akankah krisis saat ini membuat budaya Jepang ini punah dan digantikan dengan stempel digital atau dokumen elektronik?

Apa itu Hanko (Inkan)?

Hanko atau inkan adalah stempel berukir nama yang digunakan dalam situasi apapun, di mana biasanya seseorang, atau individu atas nama perusahaan, mungkin menggunakan tanda tangan. Tidak ada tempat lain di dunia ini yang menggunakan stempel nama atau hanko sepopuler di Jepang. Di sini, hanko menggantikan tanda tangan. Setiap pendaftaran, rekening bank, asuransi, atau dokumen lain di Jepang memerlukan hanko.

Ini telah digunakan di Jepang untuk tujuan pemerintahan sejak abad kedelapan, dan terus menjadi bagian tak terpisahkan dari kehidupan di Jepang. Karena kebutuhan yang tinggi, ada banyak tempat di mana seseorang dapat membeli hanko. Tersedia dalam berbagai bahan, termasuk plastik, berbagai kayu, dan bahkan batu. Oleh karena itu, label harga pada hanko sangat bervariasi. Kamu dapat menemukan hanko dengan nama-nama umum di toko 100 yen, atau memesan ukiran khusus di hanko-ya (toko hanko).

Setiap orang Jepang atau orang asing yang tinggal di Jepang untuk jangka waktu yang lama harus memiliki setidaknya 2 hanko. Untuk orang Jepang, stempel tersebut bertuliskan namanya dalam huruf kanji. Untuk orang asing, namanya menggunakan katakana.

Hanko dan Dampaknya Terhadap Pandemi

Untuk mencegah penyebaran virus corona, pemerintah Jepang telah meminta orang-orang untuk mengurangi kontak hingga 80%, dan mempromosikan bekerja dari rumah. Tetapi, banyak pekerja mengeluh di media sosial tentang harus pergi bekerja hanya untuk mencap hanko mereka di atas dokumen atau untuk menyerahkan dokumen. Praktik bisnis Jepang yang unik ini menimbulkan masalah saat bekerja dari rumah.

Pusat Perawatan Anak Dihalangi oleh Hanko

Komazaki Hiroki, direktur pelaksana Florence, sebuah organisasi nirlaba yang mendukung pengasuhan anak di Jepang, mengklaim bahwa "pusat penitipan anak yang sudah menderita karena 'guncangan corona' juga terhalang oleh kebutuhan akan hanko.”

Ia mengatakan bahwa sejak keadaan darurat diumumkan di Jepang, banyak pusat yang harus menangguhkan atau mengurangi operasi. Mereka yang tetap buka telah mengambil tindakan komprehensif untuk mencegah infeksi, terutama untuk anak-anak yang orang tuanya bekerja di bidang medis.

“Kami perlu secara manual mengesahkan semua dokumen dan formulir dengan stempel perusahaan untuk diserahkan ke otoritas setempat, jadi kami tetap harus pergi ke kantor.” Kata Komazaki.

Komazaki juga menyesalkan bahwa "setiap hari, karyawan kami kelelahan berjuang untuk menanggapi dampak krisis virus Corona, namun mereka masih perlu mengunjungi kantor, berisiko terinfeksi, hanya untuk stempel."

Ia berharap pihak berwenang mempercepat reformasi prosedural untuk menghilangkan kebutuhan akan hanko, atau menerima tanda tangan dan stempel digital sebagai alternatif.

Kantor Pemerintah Penuh dengan Dokumen dan Stempel

Shirakawa Tōko, profesor tamu di Universitas Wanita Sagami, mendapat banyak informasi tentang reformasi gaya kerja. Dia juga mempermasalahkan keadaan saat ini, di mana anggota staf dipaksa pergi ke kantor untuk mengakses hanko.

“Itu tidak pantas, mengingat risiko bagi masyarakat secara keseluruhan. Tidak ada artinya hanya memasukkan perusahaan yang tidak melindungi karyawan ke dalam blacklist. Tidak ada tempat yang lebih kewalahan dengan dokumen dan hanko selain kantor pemerintah. Tidak peduli seberapa besar upaya sektor swasta untuk mereformasi gaya kerjanya, pada akhirnya ia dibatasi oleh praktik birokrasi. Tentunya akan lebih baik untuk mengurangi risiko, dan pertimbangkan mereka yang harus mengirim dokumen kertas dan personel pengiriman.”

Menurut Shirakawa, beberapa perusahaan milik asing mengubah kebijakan mereka setelah keadaan darurat, dan sekarang biarkan karyawannya membawa hanko perusahaan ke rumah untuk ditempelkan pada dokumen, atau menggunakan stempel digital.

COVID-19 telah menyoroti bagaimana budaya dokumen dan stempel Jepang menghambat produktivitas, dan bahkan membahayakan nyawa banyak orang. Berapa lama lagi praktik ini akan berlanjut? Tachibana dari Cloudsign percaya bahwa perubahan yang dibuat selama pandemi akan berlanjut setelahnya. “Dengan orang-orang yang tidak dapat bepergian, dan terpaksa tinggal di rumah, perusahaan terpaksa meningkatkan digitalisasi. Setelah krisis mereda, saya pikir perubahan yang dibuat selama pandemi akan meluas setelahnya."

Artikel dari berbagai sumber.